nr 4/2008


KOMUNIKACJA – CZY TO POTRZEBNE?

Do początku lat dziewięćdziesiątych XX wieku wydawało się, że komunikacja zewnętrzna nie jest potrzebna. Wszechobecna tajemnica służbowa i państwowa doskonale izolowała społeczeństwo od wiadomości o pracy milicji i wszystkim to było „na rękę”.

 

insp. Adam Mularz
Komendant Stołeczny Policji

Informacje, które publikowały media, były wyselekcjonowane i pokazywały tylko sukcesy milicji i szeroko pojętą prewencję czy też propagandę, jak zwykło się ją czasem nazywać. Zmiana ustroju, która dokonała się po 1989 roku, przyniosła ze sobą nieodzowny atrybut demokracji – wolność słowa. Zniesienie cenzury i społeczne zapotrzebowanie na informacje (m.in. dotyczące bezpieczeństwa) pociągnęło za sobą powstanie szeregu niezależnych gazet, czasopism, stacji radiowych i telewizyjnych. Rozwój mediów był błyskawiczny – już po kilku latach w Polsce było zarejestrowanych blisko 10 000 tytułów prasowych, działało 300 rozgłośni radiowych i ponad 20 ogólnopolskich stacji telewizyjnych. Prawie połowa z nich zarejestrowana jest w Warszawie.

CZYM JEST „STOŁECZNOŚĆ”?
Dziś, po blisko 19 latach od powstania Policji, można odnieść wrażenie, że dziennikarze stanowią nieodłączną część pracy Policji. Każdego dnia przed budynkiem komendy parkuje kilka wozów transmisyjnych, rozstawiane są kamery. Przechodząca obok osoba może mieć wrażenie, że tu właśnie swą siedzibę ma telewizja czy radio. Obsługa takiej liczby dziennikarzy to duże wyzwanie i takiemu wyzwaniu ma sprostać siedmioosobowy zespół prasowy. Warszawa to dwumilionowe miasto – tyle właśnie osób zostało tu zameldowanych. Na tle kilku miast europejskich liczba mieszkańców nie wydaje się duża, ale Warszawa to przede wszystkim stolica Polski i z tego względu ma to ogromne znaczenie. To właśnie tu skupione są prawie wszystkie organy centralne państwa, to właśnie tu ma miejsce 80% wszystkich zgromadzeń publicznych, manifestacji, pikiet i to tu przybywają najczęściej zagraniczne delegacje.
Wszystkie te wydarzenia są z reguły obsługiwane przez media. Patrząc na pracę dziennikarzy w Warszawie i porównując ją z kilkoma dużymi miastami, w których przez lata przyszło mi pracować, mogę stwierdzić, że to tu praca z dziennikarzami stanowi największe wyzwanie.

KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA
Praca z mediami i tworzenie przekazów, służących komunikacji ze społeczeństwem, to przyjemny obowiązek. Jednak, aby czerpać tę przyjemność, trzeba mieć na to czas. Współpraca z mediami w małej komendzie wojewódzkiej, a taką bez wątpienia jest komenda w Białymstoku, opiera się na przyjaźni. Wszyscy wszystkich znają, można się z każdym spotkać, każdemu podać rękę. Budowanie korzystnego wizerunku Policji jest stosunkowo proste, można rozwijać wszelkie metody komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej, łatwo zjednywać ludzi. W takim miejscu łatwiej realizuje się programy prewencyjne, tu zazwyczaj każdy zna swojego dzielnicowego i tu często można usłyszeć zwrot „moje miasto”. Zupełnie innym miejscem jest Warszawa – tu ten sam zwrot pada niezwykle rzadko. Komunikacja zewnętrzna obejmuje kilkakrotnie więcej podmiotów, komunikacja wewnętrzna, choć podobnie realizowana, musi trafi ć do trzykrotnie większej grupy policjantów i pracowników cywilnych.

Załączona tabela wskazuje podobieństwo podmiotów biorących udział w zewnętrznym komunikowaniu, jednak przy bliższej analizie można zauważyć różnicę w liczbie i randze większości z nich. Kierownictwo KSP, z racji usytułowania komendy, wielokrotnie kontaktuje się nie tylko z pracownikami lokalnych samorządów, ale także z urzędnikami organów centralnych. Największe zainteresowanie dziennikarze wykazują właśnie podczas policyjnych działań w takich miejscach, jak budynki ministerstw czy Sejmu i Senatu. Takie samo zainteresowanie wyrażają m.in. kierownicy urzędów centralnych.
Najważniejszym podmiotem, a zarazem odbiorcą informacji w systemie komunikowania, są mieszkańcy. Najlepszym sposobem dotarcia z informacją do tak szerokiego grona jest wykorzystanie środków masowego przekazu. Dlatego stale modernizowane jest wyposażenie Zespołu Komunikacji Społecznej, podnoszone są kwalifi kacje pracowników, prowadzona jest ścisła selekcja kandydatów do pracy. Ponoszone nakłady na funkcjonowanie ZKS są zdecydowanie wyższe niż w przypadku KWP w Białymstoku. Większa liczba obsługiwanych mediów wymusza m.in. inną organizację pracy (między godziną 14.00 a 22.00 stale pełniony jest dyżur obsługi zdarzeń, wspólny „patrol” z przedstawicielem KGP). To, czego nie było w Białymstoku, a co wymusiło powstanie m.in. bardzo aktywnego kanału TVN Warszawa i obecnego już od kilku lat TVP3.

Garnizon podlaski i stołeczny to mimo wszystko bardzo odmienne garnizony. Liczba zdarzeń, mediów i dziennikarzy jest znacząco różna. Dziennikarze są bardziej aktywni. Dużo czasu absorbują produkcje programów publicystycznych, dokumentalnych oraz prośby dziennikarzy o możliwość inscenizacji policyjnych interwencji.

TAK MAŁO CZASU, A TAK WIELE RĄK DO UŚCIŚNIĘCIA...
Obserwując popularność internetowego forum dyskusyjnego policjantów, można dojść do oczywistego wniosku, iż poważnie niedomaga w instytucji wewnętrzna komunikacja. Bezwzględnie należy zdiagnozować przyczyny. I tu pojawiają się nie tylko mentalne przeszkody. Policja ze swojej natury organizacyjnej oraz zobowiązań ustawowych jest formacją hierarchiczną. Konstrukcja taka przydaje sprawności organizacyjnej, ale jednocześnie naraża na pejoratywne konsekwencje. Tymczasem rozległość obszarów ustawowego działania oraz nieprzewidywalność sytuacji wynikających z bieżącej służby wymaga wsparcia, wzajemnego zrozumienia policjantów różnych szczebli. Stąd projekt wyszukiwania możliwych płaszczyzn, prowadzących do usprawnienia, czy wręcz nawiązania, komunikacji między policjantami.

Dążąc do wypracowania dobrych kontaktów między przełożonymi a pracownikami, widząc potrzebę zbudowania wiarygodnej i regularnej komunikacji w garnizonie stołecznym, powołałem dwuosobowy zespół w Gabinecie Komendanta, który zajmuje się wdrożeniem szerokiego programu poprawy komunikacji wewnętrznej. Sam program, dla większej przejrzystości, składa się z osobnych projektów, które stanowią jednak merytorycznie spójną całość.
Uważam, że efektywna komunikacja nie tylko w garnizonie, którym zarządzam, ma istotne znaczenie i jest ważna na wszystkich etapach zatrudnienia: we wstępnym okresie, w trakcie pracy, kiedy wszyscy pracownicy oczekują informacji i wiadomości związanych z miejscem zatrudnienia, oraz w chwili zakończenia lub przerwania pracy, np. z powodu choroby, zwolnienia, reorganizacji, czy przejścia na emeryturę. Dlatego jasna, wyraźna komunikacja jest bardzo istotna i nie powinno się jej pozostawiać przypadkowi, oddając przestrzeń dla nieoficjalnego obiegu informacji.
Podstawowym zadaniem wspomnianego zespołu, który funkcjonuje od 1 października br., jest nadzór, koordynacja i wykonywanie zadań związanych z dwustronną komunikacją na linii: przełożony – pracownik – przełożony. Innym zadaniem jest realizowanie przedsięwzięć zmierzających do wdrożenia komunikacji wewnętrznej oraz kreowanie pozytywnego wizerunku Policji, a więc dotarcie z informacjami do wszystkich zatrudnionych i uświadomienie im roli w kształtowaniu pozytywnego wizerunku stołecznego garnizonu, budowanie więzi i zapewnienie wymiany informacji z przełożonymi.
Bardzo istotnym elementem będzie scalenie komunikacji wewnętrznej z zewnętrzną, realizowaną przez rzecznika prasowego, i zapewnienie właściwej oprawy, która ma wpływ na
skuteczność odbioru informacji. Równie ważne, w moim przekonaniu, jest utrzymywanie współpracy ze związkami zawodowymi policjantów i pracowników cywilnych.
W omawianym programie poprawy komunikacji wewnętrznej nadal wykorzystywane są podstawowe zasady public relations, które stosowane były już wcześniej w garnizonie stołecznym, takie jak:

– tworzenie dobrych relacji między przełożonymi a pracownikami,
– budowanie wzajemnego zaufania,
– prowadzenie zorganizowanych działań promocyjnych, edukacyjnych, informacyjnych, zarówno wewnątrz garnizonu wśród pracowników, jak i na zewnątrz instytucji.

Obserwując rosnące oczekiwania policjantów i pracowników, jak również mieszkańców stołecznej aglomeracji w zakresie funkcjonowania Policji oraz poprawy jej wizerunku, nieuniknione jest doskonalenie komunikacji wewnętrznej, a także kontaktów zewnętrznych komendy. Wymaga to jednak wprowadzania profesjonalnych reguł public relations, a przede wszystkim kompleksowego podejścia do kształtowania relacji interpersonalnych.

Dlatego wśród szczegółowych zadań, które realizuje przywołany zespół, są:
– nawiązanie długofalowej współpracy z pracownikami i przełożonymi, opartej na zasadzie wzajemnego zrozumienia, poszanowania i świadomości wspólnego celu, jakim jest obowiązek dostarczenia im pełnej i obiektywnej informacji;
– wypracowanie sprawnego systemu informacji oraz modelu obsługi pracowników poprzez przygotowanie zasobu informacji przez nich poszukiwanych, zasad i kanałów ich dystrybucji oraz bieżącego ich uzupełniania;
– monitorowanie – gdyż, podejmując jakiekolwiek działania, patrząc na garnizon globalnie, istnieje możliwość szybkiego dostrzeżenia zalążków dysfunkcji i rysów na jego wizerunku.

Reasumując, system komunikacji wewnętrznej winien sprzyjać budowie i utrzymaniu środowiska pracy stwarzającego możliwość coraz lepszego działania, partycypacji, rozwoju indywidualnego oraz zespołowego policjantów czy pracowników. Pozwolę sobie przywołać tylko niektóre projekty realizowane przez zespół, które uważam za priorytetowe.
W bieżącym roku, dzięki wysiłkowi sekcji doboru kadr przyjęliśmy do służby 750 policjantów, co jest już dużym sukcesem, gdyż stanowi 150-procentowy wzrost w porównaniu z latami ubiegłymi. Pozwoliło nam to zająć pozycję lidera w skali kraju, jeżeli chodzi o przyjęcia do Policji. Mówiąc obrazowo, jest to wielkość etatowa odpowiadająca największej komendzie rejonowej w garnizonie stołecznym. Aktualnie na kursie podstawowym w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie, Centrum Szkolenia Policji w Legionowie i Szkole Policji w Słupsku przebywa łącznie 550 policjantów. Jest to znaczna grupa policjantów, oddelegowana na 6 miesięcy, która nie wykonuje w tym okresie żadnych zadań na rzecz jednostek macierzystych.
Kontakt policjantów z kolegami i przełożonymi z tych jednostek jest sporadyczny bądź nie ma go wcale. Ważne jest, aby policjant w okresie służby przygotowawczej, a już szczególnie podczas kursu, gdy jest skoszarowany, miał poczucie bezpieczeństwa i stopniowo utożsamiał się z garnizonem. Okres służby przygotowawczej policjanta jest jednym z najważniejszych w jego życiu zawodowym, a często jest to jego pierwsza praca. Dlatego tak dużą wagę przywiązuję do tego etapu służby w Policji i zrobię wszystko, aby była ona jak najbardziej przyjazna. Zagadnienie to przyjęliśmy jako priorytet.
Powstał więc projekt wiodący: „Policjanci na kursach podstawowych”. Celem przedsięwzięcia jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu przedstawicieli zespołu ds. komunikacji wewnętrznej i sekcji doboru z nowo przyjętymi do służby policjantami. Realizacja projektu przebiega w trzech etapach:
– spotkania informacyjne w Komendzie Stołecznej Policji ze wszystkimi policjantami przed oddelegowaniem ich na kurs podstawowy,
– wizyty w szkołach i spotkania z policjantami podczas pobytu na kursie podstawowym,
– uhonorowanie najlepszych słuchaczy przez Komendanta Stołecznego Policji oraz nagłośnienie medialne w garnizonie.
Powyższy projekt ma na celu umocnienie więzi nowo przyjętych policjantów z ich jednostkami macierzystymi oraz stopniowe ich utożsamianie się z garnizonem stołecznym.

Następne wdrażane projekty to:
– pakiet startowy dla nowo przyjętych policjantów – jego celem jest wyposażenie nowo przyjętych policjantów w broszurę zawierającą wszelkie materiały informacyjne, jakie są przydatne policjantom rozpoczynającym służbę, m.in. rotę ślubowania, podstawowe zasady etyki, prawa i obowiązki policjanta, strukturę organizacyjną Komendy Stołecznej Policji, najprzydatniejsze adresy i numery telefonów do kontaktów. Celem projektu jest przekazanie podstawowej wiedzy policjantom oraz ułatwienie kontaktowania się z pracownikami, komórkami bądź jednostkami Policji garnizonu;
– projekt Intranet – Intranet odgrywa bardzo ważną rolę jako narzędzie komunikacji wewnętrznej, które może mieć wpływ na indywidualne i grupowe kształtowanie
postaw pracowników. Działania w ramach projektu prowadzone są w kierunku uczynienia z Intranetu podstawowej wewnętrznej ścieżki komunikacyjnej. Na stronie intranetowej będą na bieżąco umieszczane aktualne akty prawne wydane przez Komendanta Stołecznego Policji,
podziękowania dla pracowników, jak również prezentowane wszelkiego rodzaju działania, informacje, które nie mogły znaleźć się na oficjalnych stronach Internetu;
– projekt „Podziękowania” – to promowanie pozytywnych postaw poprzez umieszczanie na stronie intranetowej podziękowań dla pracowników, które wpłynęły na moje ręce od obywateli, instytucji, organizacji itp., oraz przygotowanie i wręczanie im listów gratulacyjnych, które osobiście podpisuję. Podziękowania przekazywane są do Wydziału Kadr celem dołączenia do akt osobowych. Ponadto znajdą się w „Księdze Podziękowań”, która wyeksponowana zostanie w honorowym miejscu komendy. Projekt ten jest dla mnie szczególnie ważny, gdyż w ten sposób mogę zasygnalizować policjantom, iż dobra praca znajduje uznanie i szczere zainteresowanie przełożonych. Po prostu należy odejść od złej praktyki, że w jednostce jest głośno tylko o „wpadkach”;
– projekt „Jubileusz” – jego celem jest uhonorowanie policjantów i pracowników za długoletnią nienaganną służbę czy pracę w Policji. Osobom z 20-, 25- i 30- -letnim stażem uroczyście wręczane są podziękowania oraz upominkowy zegarek;
– projekt „Sportowcy” – wśród policjantów i pracowników są osoby, które z sukcesami rozwijają umiejętności sportowe. Nagłośnienie osiągnięć tych osób powinno zachęcić do aktywnych form rekreacji i spędzenia wolnego czasu. Dlatego na specjalnym linku na stronie intranetowej lub internetowej zamieszczane będą informacje o wyróżniających się sportowcach;
– projekt „Galeria” – obejmuje organizowanie wystaw promujących dorobek artystyczny pracowników (malarstwo, fotografia, rzeźba) lub prezentację zbiorów hobbystycznych. Wystawy odbywać się będą w Białej Sali Pałacu Mostowskich, obiekcie, w którym mieści się Komenda Stołeczna Policji;
– projekt „Otwarte drzwi” – Komenda Stołeczna Policji oraz wszystkie komendy powiatowe i rejonowe Policji stworzyły możliwość grupowego (np. przedszkola, szkoły, wyższe uczelnie) i indywidualnego zwiedzania wybranych pomieszczeń w jednostkach. Podczas wizyt zapewniona jest profesjonalna obsługa, a przekazywane informacje są dostosowane do każdej grupy. Projekt ma na celu promowanie Policji, pozyskiwanie sprzymierzeńców w realizacji programów prewencyjnych, a także uświadamianie, że bezpieczeństwo to wspólna sprawa i odpowiedzialność;
– projekt „Muzeum Policji” – przesłaniem projektu jest zorganizowanie stałej wystawy dokumentów, zdjęć, pamiątek, umundurowania, uzbrojenia Policji i udostępnienie muzeum wszystkim chętnym, w tym gościom zagranicznym odwiedzającym Komendę Stołeczną Policji. Celem projektu jest pokazanie historii polskiej Policji, jej działań na przestrzeni dziesięcioleci.

Powyżej zasygnalizowałem hasłowo kilka przedsięwzięć, które składają się na cały program realizowany w ramach komunikacji wewnętrznej. Jednostka stołeczna to rozległy, złożony organizm, a codzienne życie i praktyka może zweryfikować przyjęte założenia. Dlatego z dużą uwagą będziemy monitorować odbiór poszczególnych przedsięwzięć przez policyjną społeczność, tak by uzupełniać ewentualne luki lub modyfikować plany. Liczyć się będzie efekt końcowy, którym – jak patetycznie to nie brzmi – będzie środowisko ludzi połączonych nie tylko wizjami munduru. Jestem pewien, że jeszcze wielokrotnie będziemy mieli okazję na łamach „Kwartalnika Policyjnego” podzielić się naszymi doświadczeniami.

powrót
drukuj