nr 4/2008


ZARZĄDZANIE KOMUNIKACJĄ WEWNĘTRZNĄ W SZKOLE POLICJI

„Żadna z ludzkich zdolności nie jest bardziej podstawowa dla rozwoju cywilizacji, jak zdolność do zbierania, przekazywania i zastosowania wiedzy. Cywilizacja istnieje tylko dzięki procesowi komunikowania”1. Frederick Williams

insp. Arkadiusz Brzozowski
Komendant Centrum Szkolenia Policji
w Legionowie

Zarządzanie jakimkolwiek procesem, a więc także zarządzanie komunikacją, odbywa się w oparciu o cztery podstawowe funkcje: planowanie, organizowanie pracy, motywowanie oraz nadzorowanie i kontrolowanie. Warunkiem osiągnięcia sukcesu jest zachowanie między nimi równowagi, oczywiście z uwzględnieniem indywidualnego charakteru danej jednostki (procesu). W praktyce oznaczać to może konieczność okresowego zwiększania nacisku na którąś z nich (kosztem pozostałych) zależnie od potrzeb (np. czasowe nasilenie kontroli podyktowane koniecznością zwiększenia dyscypliny). Zasadę tę potwierdzają moje dotychczasowe doświadczenia zawodowe, przede wszystkim okres kierowania Szkołą Policji w Katowicach, choć istotny był również czas, w którym sam byłem pracownikiem, patrzącym na proces zarządzania z drugiej strony. Poniższy tekst jest więc głównie zbiorem spostrzeżeń i uwag pisanych z pozycji praktyka, co – mam nadzieję – zostanie mi wybaczone przez szacowne grono przedstawicieli nauki badających tę problematykę.

POLICJA JEST JEDNA
Zarówno w szkole, jak i w jednostce terenowej Policji wszystko zaczyna się od planowania, potem jest organizowanie i motywowanie, a następnie dochodzą nadzór i kontrola. Ta ostatnia nie powinna mieć jednak na celu tzw. wypunktowywania pracowników, lecz powinna stanowić element wspomagający, wskazujący na pewne niedociągnięcia w celu „nastawienia realizacji zadań na właściwy tor”.
Podczas prowadzenia zarówno nadzoru, jak i kontroli, należy pamiętać, że czynności te powinny przynosić również realną pomoc kontrolowanym, przede wszystkim w celu zwiększenia efektywności wykonywanych zadań.
Nadzór i kontrola muszą zatem zawierać nie tylko elementy ocenno-krytyczne, lecz także konstruktywne dla kontrolowanego. Powinny być swego rodzaju „lekcją poglądową” – jak pracować, jak uniknąć niedociągnięć i błędów, jak doskonalić warsztat pracy oraz jak wykorzystać doświadczenia własne i innych.
Istnieje jednak różnica między pracownikami szkoły i jednostki terenowej Policji – przede wszystkim nie każdy dobry praktyk będzie dobrym dydaktykiem i odwrotnie. Ale z tego nie wynika jakakolwiek szczególna różnica w zarządzaniu kadrą dydaktyczną i funkcjonariuszami z tzw. linii, mimo że specyfika wykonywania zadań jednostki terenowej i szkoły Policji jest różna. Akty prawne dotyczące funkcjonowania Policji są takie same w stosunku do wspomnianych podmiotów – ustawa o Policji, rozporządzenia, zarządzenia, decyzje, wytyczne etc. To, jak Policja jest postrzegana przez społeczeństwo, podmioty pozapolicyjne oraz wewnątrz naszej instytucji, dotyczy zarówno funkcjonariuszy pełniących służbę w jednostkach terenowych, jak i policjantów w szkołach policyjnych. Jestem przekonany, że im lepszy będzie efekt pracy w szkole, na kursach podstawowych i kursach w ramach doskonalenia zawodowego, tym lepiej policjanci będą funkcjonować zawodowo w jednostkach terenowych Policji, a tym samym ich przełożeni łatwiej będą mogli zarządzać taką kadrą.
Z pewnością istotną sprawą jest również ścisłe współdziałanie jednostek terenowych ze szkołami Policji. Taka współpraca istnieje, a przykładem na to może być korzystanie – nie tylko w Centrum Szkolenia Policji – z tzw. wykładowców stowarzyszonych, czyli policjantów – praktyków z jednostek terenowych, którzy w razie potrzeby i w celu podniesienia efektywności niektórych zajęć prowadzą je wspólnie z policjantami – dydaktykami. Korzyści są obopólne – zarówno dla nich samych po powrocie do jednostki macierzystej (oraz ich przełożonych), jak i dla szkoły, w kontekście realizacji efektywniejszego procesu dydaktycznego. Warto wspomnieć, że jest to również doskonały kanał przepływu informacji wewnątrz Policji.

KOMUNIKACJA W SZKOLE POLICJI
Szkoły Policji w Polsce zdecydowanie różnią się między sobą – tak charakterem, jak i usytuowaniem. W zarządzanym obecnie przeze mnie Centrum Szkolenia Policji komunikacja jest o tyle utrudniona, że szkoła, jako jedyna, nie mieści się w jednym miejscu – kursy policji wodnej są realizowane przez Zakład Szkoleń Specjalnych w Kalu na Mazurach, szkolenie przewodników i tresura psów służbowych – w Zakładzie Kynologii Policyjnej w Sułkowicach, poza bazą w Legionowie są prowadzone także kursy z zakresu techniki operacyjnej. Chociażby z tego względu ta komunikacja jest inna aniżeli w Szczytnie czy w Katowicach, gdzie wszystko odbywa się na jednym terenie, a kadra kierownicza średniego szczebla jest w zasadzie uchwytna ad hoc. Dlatego też zarządzanie tymi jednostkami wygląda inaczej, cel jednak pozostaje ten sam: sprawna organizacja pracy.

SPOTKANIE? INTERNET? A MOŻE FAKS?
Osobiście jestem przeciwnikiem tzw. pracy papierkowej i komunikacji tylko za pomocą pism. Za podstawę uznaję przede wszystkim dobre, osobiste kontakty między kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych i umiejętność wymiany informacji między nimi. Nie widzę z tym problemu na terenie Centrum Szkolenia Policji w Legionowie, a jeśli chodzi o oddziały zamiejscowe, to istnieją przecież telefony – podstawą ma być rozmowa, a nie przesyłanie jedynie oficjalnych pism, zaczynających się od zwrotu: „Zwracam się z uprzejmą prośbą...”.
Jeżeli pojawi się jakiekolwiek nowe narzędzie komunikacji, które posłuży ułatwieniu pracy w Centrum Szkolenia Policji, to z pewnością rozważę możliwość skorzystania z niego. Należy jednak czynić to bardzo ostrożnie, biorąc pod uwagę doświadczenia innych jednostek. Swego czasu w Szkole Policji w Katowicach został wprowadzony elektroniczny system obiegu dokumentów (ESOD). Miał on na celu wyeliminowanie mało przydatnej części pracy papierkowej i ułatwienie komunikacji między pracownikami szkoły. Niestety, okazało się, że system ten nie został dostosowany wcześniej do specyfiki obiegu dokumentów policyjnych, w wyniku czego trzeba się było z tego przedsięwzięcia częściowo wycofać, robiąc duży krok do tyłu. Dlatego daleki jestem od szybkiego wprowadzania nowatorskich rozwiązań, które w efekcie mogą jedynie skomplikować pracę lub narazić budżet jednostki na niepotrzebne koszty. Warunkiem zainwestowania w nową technologię jest absolutne przekonanie o jej pełnej przydatności i dostosowaniu narzędzia do bieżących potrzeb i realiów funkcjonowania danej struktury.
Ponadto, zdecydowanie stoję na stanowisku, że lepszym rozwiązaniem jest czasami bezpośredni kontakt między pracownikami niż np. spędzanie czasu przed monitorem komputera. Internet i intranet, mimo wielu bezdyskusyjnych zalet, są tylko jednym z wielu narzędzi w komunikowaniu się i nie mogą dominować. Ważne jest, aby nie tylko przekazywać pracownikom pismo do zapoznania, lecz także rzetelnie je omówić, co wymaga osobistego kontaktu. Wówczas mamy do czynienia z prawidłowym i skutecznym przekazem.
Dla każdego komendanta poważnym partnerem powinny być również związki zawodowe pracowników i funkcjonariuszy. Osobiście jestem zwolennikiem zapraszania ich przedstawicieli do uczestnictwa w różnych przedsięwzięciach i wspólnego poszukiwania rozwiązań zaistniałych problemów. Członkowie związków są jednocześnie naszymi pracownikami i dlatego stanowią doskonałe ogniwo w komunikacji poziomej. Jest to istotne, bo skuteczność komunikowania się jest zależna nie tylko od kierownictwa, lecz także od pracowników szkoły. Dlatego jestem otwarty na wszelkie inicjatywy mające na celu zacieśnianie więzi międzyludzkich. Dobrym przykładem, sprawdzonym przeze mnie w szkołach Policji, w których pracowałem, oraz w KMP w Olsztynie, jest organizowanie (np. raz na kwartał) wewnętrznych imprez integracyjnych. W szkole Policji jest to zdecydowanie łatwiejsze aniżeli w przypadku jednostki terenowej, pracującej w systemie zmianowym i często niedysponującej własnym terenem sportowo- rekreacyjnym. Moderatorem takich inicjatyw może być zarówno kierownik komórki organizacyjnej, jak i poszczególni pracownicy. Ale to tylko jeden z przykładów – gorąco wierzę że inicjatyw i pomysłów może być dużo więcej.
Zawsze warto korzystać z dobrych i sprawdzonych wzorców, jak chociażby niedawne spotkanie Komendanta Głównego Policji z funkcjonariuszami biorącymi udział w Kynologicznych Mistrzostwach Policji w Sułkowicach, gdzie nie było żadnych barier natury ofi cjalnej – po prostu zwykła, normalna rozmowa policjantów, mimo że znajdują się oni na diametralnie różnych szczeblach służbowej hierarchii.
Ze swej strony mogę zadeklarować, że – tak jak dotychczas – będę dbał o komunikację pionową, czyli mówiąc wprost, o dobre, bezpośrednie kontakty z pracownikami. Wiem z doświadczenia, że taka praktyka, stosowana stale na wszystkich szczeblach komend i szkół Policji, a nie tylko w momentach zapalnych, jest drogą do stworzenia dobrej atmosfery w miejscu pracy. Jestem również zwolennikiem niezaplanowanych spotkań z pracownikami – jeśli pojawia się problem, jestem zawsze do ich dyspozycji, niezależnie od zajmowanego przez nich stanowiska. I tego samego oczekuję od średniej kadry kierowniczej Centrum Szkolenia Policji.

1 Cyt. za: Media, komunikacja, biznes elektroniczny, red. Bohdan Jung,
Centrum Doradztwa i Informacji „Difi n”, Warszawa 2000, s. 108

powrót
drukuj